2022.06.30
辦公室裝修,，本身就是一件可大可小的工程事件,。
大型企業(yè)的一般具有基建工程部,，中小企業(yè)老板往往也會(huì)親自參與把控裝修項(xiàng)目,。辦公室裝修做的怎么樣?對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)熟不熟悉?能不能處理好突發(fā)事件,，都是裝修項(xiàng)目管理工作能力的重要體現(xiàn),。
今天就來(lái)和小大家分享一些辦公裝修方面的工程項(xiàng)目管理相關(guān)注意事項(xiàng),，希望能夠在辦公室裝修方面幫助到大家,。
1、裝修項(xiàng)目啟動(dòng)期，需要做哪些準(zhǔn)備工作?
公司工程部接到項(xiàng)目任務(wù)前,，應(yīng)該從以下事情入手,，有條不紊：
收集并確認(rèn)需求：裝修項(xiàng)目啟動(dòng)前，公司工程部需要充分了解公司管理層與各部門(mén)對(duì)新辦公環(huán)境的期待和需求,。比如：不同部門(mén)的工作特點(diǎn),，研發(fā)需不被打擾的安靜，銷(xiāo)售與客服部來(lái)電與通話(huà)較多容易影響到其他部門(mén)辦公等等,。收集需求的同時(shí),，成立項(xiàng)目組，項(xiàng)目組主要成員有：行政,、it,、財(cái)務(wù)、采購(gòu)(有條件的企業(yè)還要有基建團(tuán)隊(duì)),、法務(wù),，同步確認(rèn)小組成員各自分工。項(xiàng)目小組成員確認(rèn)后,，需第一時(shí)間制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃,，各節(jié)點(diǎn)需確認(rèn)責(zé)任人;
盡量確定內(nèi)部預(yù)算：很多企業(yè)行政在處理辦公室裝修時(shí)，老板可能不會(huì)先給出預(yù)算范圍和限制,，而是當(dāng)提報(bào)幾家裝修供應(yīng)商設(shè)計(jì)報(bào)價(jià)后,，再進(jìn)行砍價(jià)預(yù)算,，這一環(huán)節(jié)往往會(huì)消耗公司基建工程部與供應(yīng)商的大量精力,，增加談判內(nèi)耗。
完成項(xiàng)目預(yù)算制定的同時(shí),，需要分解預(yù)算采買(mǎi)項(xiàng)目,，確定實(shí)際跟進(jìn)負(fù)責(zé)人，定期收集采買(mǎi)信息,，以備后續(xù)實(shí)際對(duì)比;
篩選裝修供應(yīng)商：辦公室裝修離不開(kāi)供應(yīng)商的參與,，其中在裝修工作開(kāi)始階段，根據(jù)公司裝修情況,，公司基建工程部需要同步篩選第三方項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì),、設(shè)計(jì)公司、造價(jià)顧問(wèn)公司,、施工承包方,、IT、裝修保潔,、綠植,、消防報(bào)審等等服務(wù)供應(yīng)商。
并且需要與物業(yè)公司做好充分溝通，將物業(yè)管理要求細(xì)節(jié)確認(rèn)仔細(xì),，以便在供應(yīng)商招標(biāo)過(guò)程中提前告知;
全程采購(gòu)管理：裝修工作會(huì)涉及大量的采購(gòu)工作,，一般情況下需要單獨(dú)組采購(gòu)team，并且申請(qǐng)財(cái)務(wù)支持通道,，確定項(xiàng)目采購(gòu)規(guī)則與審核付款流程,，保持效率節(jié)奏。采買(mǎi)過(guò)程中需注意有定制周期的采買(mǎi),，如家具等
只有在前期確認(rèn)裝修項(xiàng)目中的總體和細(xì)節(jié)要求,，做好項(xiàng)目開(kāi)展的總計(jì)劃表和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，才能方便開(kāi)展后續(xù)的設(shè)計(jì),、施工,、入駐等工作。
2,、項(xiàng)目中期,，行政將遇到哪些坑?
無(wú)論前期做了多萬(wàn)全的準(zhǔn)備，項(xiàng)目開(kāi)工之后,，還是容易出現(xiàn)一些無(wú)法預(yù)料的突發(fā)事件,，這些坑各具特色，不同的城市,、不同的行業(yè),、不同發(fā)展階段的企業(yè)都會(huì)有各種各樣辦公室裝修過(guò)程中的問(wèn)題。
但以下幾個(gè)是我們看來(lái)影響較大幾點(diǎn)：
消防申報(bào)與驗(yàn)收：辦公室裝修的消防申報(bào)與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)審流程,、注意事項(xiàng),、消防驗(yàn)收，只要有一個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題,，都將延遲項(xiàng)目時(shí)間,。目前相對(duì)有效率的解決辦法是一般是當(dāng)?shù)赜匈Y質(zhì)的裝修公司或物業(yè)、第三方消防工程公司代辦,。強(qiáng)電弱電：裝修時(shí),，一定要評(píng)估辦公室配套設(shè)施的強(qiáng)電弱電電壓交付現(xiàn)狀是否滿(mǎn)足自己的需要，強(qiáng)電改造線(xiàn)路成本根據(jù)實(shí)際辦公樓狀況而定,，可大可小,。施工時(shí)間：企業(yè)行政一般對(duì)辦公室裝修工程的時(shí)間要求比較緊，但不同的大樓裝修時(shí)間有不同的規(guī)定,，如果有特殊情況,，需要提前納入整個(gè)裝修項(xiàng)目時(shí)間管理中。多方對(duì)接：設(shè)置時(shí)間節(jié)點(diǎn),，權(quán)責(zé)到人,。
項(xiàng)目后期,，公司工程部需要做些什么?
在辦公室裝修后期，驗(yàn)收和入駐是最后一關(guān),。
其中需要特別關(guān)注的是,，
○前期的裝修質(zhì)量要通過(guò)合同進(jìn)行鎖定，后期驗(yàn)收才能順順利利,。
合同是保障項(xiàng)目執(zhí)行,、項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成的基礎(chǔ)。
在裝修項(xiàng)目中,，項(xiàng)目經(jīng)理在明確項(xiàng)目目標(biāo)的基礎(chǔ)上,，提前與裝修分包商就合同執(zhí)行時(shí)易出現(xiàn)爭(zhēng)執(zhí)的條款進(jìn)行溝通和細(xì)化，明確合同條款,，通過(guò)合同條款將項(xiàng)目工期,、質(zhì)量、成本,、驗(yàn)收等內(nèi)容進(jìn)行明確與鎖定,，保障項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)有據(jù)可依。
○入駐的搬遷注意事項(xiàng)
完工后進(jìn)行檢測(cè)和綜合調(diào)試,，最后驗(yàn)收整改,，裝修工程結(jié)束后，通過(guò)多種方式進(jìn)行空氣治理確保最優(yōu)空氣質(zhì)量,，開(kāi)始搬遷準(zhǔn)備工作,，服務(wù)人員應(yīng)做好與各部門(mén)的內(nèi)部溝通，確保順利搬遷,，與供應(yīng)商提前約定好,，做好再次裝修及時(shí)響應(yīng)預(yù)案，需要做好員工的培訓(xùn)和信息宣傳工作,。
在搬遷的過(guò)程中,，有經(jīng)驗(yàn)的相關(guān)負(fù)責(zé)人都會(huì)知道,，搬遷意味著會(huì)有一大批舊家具將閑置,。
如果能充分利用原有家具，統(tǒng)籌更新家具采購(gòu)計(jì)劃,，在后期軟裝配置與改造中,，可以補(bǔ)貼一筆費(fèi)用，節(jié)約一定程度的開(kāi)支,。